System rośnie z firmą

Dawno, dawno temu (gdzieś w pierwszej połowie lat 90. ubiegłego stulecia), za siedmioma górami, za siedmioma lasami pewien student informatyki znalazł pudełko, a w pudełku coś, co nazywało się MS Access.

Dawno, dawno temu (gdzieś w pierwszej połowie lat 90. ubiegłego stulecia), za siedmioma górami, za siedmioma lasami pewien student informatyki znalazł pudełko, a w pudełku coś, co nazywało się MS Access.

Student informatyki poeksperymentował trochę, a potem poszedł do znajomego właściciela hurtowni spożywczej i zapytał, czy może podłączyć się do jego danych i zrobić trochę raportów.
- Czemu nie?! – odparł Właściciel.
Nie minęło kilka nocy i powstały raporty z odbiorcami, którzy najwięcej kupują, marżami, terminami płatności, a także parę wniosków – ciekawie wyglądało zestawienie największych obrotów z marżą i terminem płatności. A były to czasy, kiedy inflacja robiła swoje. Student rozentuzjazmowany pokazał to Właścicielowi wraz z informacją, że trzeba będzie tego Accessa kupić. Właściciel popatrzył, podumał i powiedział:

- Szkoda kasy na dodatkowe oprogramowanie. Poza tym, kto będzie te raporty oglądał? Wystarczy, że wyjdę na halę, popatrzę, co ludzie ładują na wózki, i wiem, co zamawiać.

Minął rok, może dwa...

Student przestał być studentem, podjął pracę w firmie konsultingowej (lub też w odwrotnej kolejności, ale zdaje się, jest to standard panujący w branży po dzień dzisiejszy). Tam znalazł kolejne pudełko – nazywało się PC Express i było produktem firmy IRI (kupionej potem przez Oracle), a umożliwiało dokonywanie agregacji danych i w miarę sprawne oglądanie tychże agregatów pod różnymi kątami. Podekscytowany już-nie-student umówił się ze starym znajomym, Właścicielem hurtowni, któremu w międzyczasie firma się rozwinęła - żeby pokazać nowe cudo. Właściciel popatrzył, zapytał o cenę (a rozwiązania takie w tamtych czasach kosztowały niemało) i powiedział:

- Szkoda kasy na coś takiego. Mam Accessa i niedrogiego gościa, który trzaska mi raporty. Jak potrzebuję nowego raportu, to robi mi raz-dwa, a jak będę potrzebował więcej, to zatrudnię jeszcze dwóch takich.

Minął rok, może trzy...

Już-dawno-nie-student zorientował się, że narzędzia OLAP nie załatwiają wszystkiego, że czasem trzeba ogarnąć trochę danych historycznych, czasem połączyć dane z paru systemów, czasem warto też byłoby, żeby dane z kilku systemów miały wspólny mianownik, żeby Finanse mówiły o tych samych wartościach, co Marketing, Sprzedaż czy Produkcja. Ugruntowawszy się w tym przeświadczeniu nasz bohater ponownie postanowił zanieść kaganiec oświaty dawnemu znajomemu. Po prezentacji Właściel - któremu firma dalej mocno się rozwinęła - powiedział:

- Taka hurtownia danych to spora inwestycja. Jakiś czas temu kupiliśmy Oracle Expressa, zrobiliśmy sporo kostek. Mam wszystkie dane, jakich potrzebuję.

Po kolejnych kilku latach ponownie spotkałem mojego znajomego Właściciela – jak było do przewidzenia, biznes wciąż mu się rozwijał. Pochwalił mi się także swoją hurtownią danych. Tym razem już do niczego nie próbowałem go przekonywać…

Jakie wnioski płyną z powyższej opowieści?

Czy Właściciel nie był w stanie poznać się na perłach rzucanych mu przez rozwijającego swe umiejętności i wiedzę entuzjastę analizy danych? Niewątpliwie sukces rynkowy wzmiankowanej tutaj firmy, zarządzanej przez mojego znajomego Właściciela, a dokładniej mówiąc jednego z akcjonariuszy, potwierdził słuszność wystarczającej liczby decyzji, które doprowadziły jego firmę na pozycję lidera w branży. Ewidentnie potrafił korzystać z narzędzi, które potrzebne mu były do zarządzania firmą na poszczególnych etapach rozwoju, począwszy od wspomnianego na początku „wyjścia na halę i zobaczenia, co ludzie mają na wózkach”, a na pełnej architekturze hurtowni danych skończywszy.

Mogłoby powstać pytanie, czy biznes rozwijałby się lepiej, gdyby od początku korzystał z hurtowni danych? Z perspektywy moich obserwacji wdrożeń rozwiązań informatycznych wszelkiej maści, a Business Intelligence w szczególności, wydaje się, że mogłoby to raczej sprowadzić na firmę szereg nieszczęść. Wyobraźmy sobie przez chwilkę, co by się działo, gdyby Właściciel zaaplikował sobie hurtownię danych na początkowym etapie rozwoju firmy. Pomijając kwestię nakładów finansowych, sporo jego czasu zająłby sam projekt wdrożenia, a raporty najprawdopodobniej nie odzwierciedlałyby faktycznych potrzeb, gdyż miałby problemy z ich wyartykułowaniem - odbyłoby się to pewnie kosztem wizyt na hali i obserwacji wózków.

Należy również pamiętać, że w tamtych czasach tego typu biznes działał na dużo wyższych marżach niż dziś, gdzie opłacalność branży jest często na granicy błędu statystycznego. Należało więc przede wszystkim koncentrować się na zdobywaniu rynku i rozwijaniu firmy, a nie na optymalizacji kosztów czy skrupulatnym śledzeniu marż. W przedstawionej tutaj historii mamy przykład rozwiązania, które harmonijnie rosło wraz z firmą i potrzebami wspierania się informacjami przy podejmowaniu decyzji.

Zdarzało mi się być świadkiem wdrożeń, gdzie klient miał wizję i budżet, natomiast brakowało organizacji, która była w stanie sprawnie artykułować potrzeby oraz skonsumować produkty wdrożenia. W wyjątkowo ekstremalnym przypadku, po wdrożeniu jedynym użytkownikiem hurtowni danych, zbudowanej niemałymi nakładami zarówno budżetu, jak też krwi, potu i łez wykonawców, był administrator, który uruchamiał przetwarzania i obserwował, jak ślicznie dane się „mielą”.

Jaki jest morał tej opowieści?

Niezależnie od branży, w której działamy, warto zastanowić się, co jest tym naszym „wózkiem” i jak możemy obserwować, co „ludzie na wózki ładują”. W jaki najprostszy, może niekoniecznie najbardziej informatycznie elegancki, ale za to skuteczny sposób do takiej informacji możemy dotrzeć. Stopniowy rozwój, oparty na obserwacjach i gromadzonych w organizacji doświadczeniach, skutkuje rozwiązaniami o znacznie większym stopniu dopasowania i przydatności.

Niedawno spotkałem znajomego Właściciela na polu golfowym, gdzie powiedział mi, że przekazał już zarządzanie firmą innym, a sam przeszedł do rady nadzorczej i obecnie jest „emerytem” - czego zarówno sobie, jak też i Państwu życzę. I niech właściwie dobrane rozwiązanie Business Intelligence pomoże nam wszystkim na taką właśnie emeryturę dotrzeć.

***Andrzej Biesiekirski jest prezesem zarządu firmy FildNET. Należy do Toastmasters International, międzynarodowej organizacji pomagającej podnosić umiejętności z zakresu komunikacji.