Piątek bez e-maili

Podejmowane w amerykańskich firmach inicjatywy "Dzień bez maila" mają zwrócić uwagę na pewien niezdrowy trend związany z korzystaniem z poczty elektronicznej.

Podejmowane w amerykańskich firmach inicjatywy "Dzień bez maila" mają zwrócić uwagę na pewien niezdrowy trend związany z korzystaniem z poczty elektronicznej.

Potop zbędnych wiadomości e-mail, godziny spędzane na czytaniu i odpowiadaniu na wiadomości, które nie zawsze mają priorytetowe znaczenie, zanik bardziej bezpośrednich form komunikowania... To wszystko musiało stawać się poważnym problemem, skoro przedstawiciele amerykańskiego oddziału Intela postanowili ograniczyć swoim pracownikom dostęp do poczty elektronicznej.

Szefostwo firmy wprowadziło w życie inicjatywę "Zero e-maili w piątek". Nie oznaczało to, że korzystanie z poczty elektronicznej tego dnia było zakazane. Pracownicy byli jednak namawiani do bardziej bezpośrednich form komunikowania się (rozmowa telefoniczna lub osobiste spotkanie), szczególnie jeśli dotyczyło to spraw załatwianych pomiędzy pracownikami znajdującymi się w jednym budynku, pomieszczeniu czy pokoju. Do podjęcia takiej akcji skłoniły dyrektora zarządzającego Intela Paula Otellini obserwacje pracowników, którzy mimo iż siedzieli w jednym pokoju, komunikowali się ze sobą za pomocą wiadomości e-mail.

Podobne akcje zorganizowały też inne amerykańskie firmy - Deloitte, U.S. Cellular, PBD. Ta ostatnia wprowadziła "Piątek bez e-maila" w zeszłym roku, po tym jak dyrektor zarządzający Scott Dockter stwierdził, że nadmierne poleganie na wymianie wiadomości e-mail może mieć negatywny wpływ na produktywność firmy. Eksperyment zakończono sukcesem po 4 miesiącach. Pracownicy nauczyli się podobno lepiej pracować w zespole, szybciej rozwiązywać problemy, co w efekcie przełożyło się na większe zadowolenie klientów.

Jak szef tobie, tak ty szefowi

Inicjatywy wprowadzenia wspomnianych ograniczeń wypływały od osób zarządzających, ponieważ często to właśni one są odpowiedzialne za wypracowaną w firmie "kulturę e-mail". Pracownicy naśladują zachowania przełożonych, takie jak: przesyłanie dalej niekoniecznie ważnych wiadomości, przekazywanie do wglądu swojej korespondencji z innymi czy załączanie do przesyłanych wiadomości niezliczonej ilości załączników.

Polscy menedżerowie przyznają, że e-mail stał się dominującą formą komunikacji. Nie widzą jednak w tym problemu wymagającego podejmowania podobnych jak w USA inicjatyw. "Rozproszone środowisko, ilość tematów, spotkań oraz przede wszystkim wyścig z czasem powoduje, że e-mail jako narzędzie komunikacji zaczyna dominować. Jestem jednak przekonany, że to tylko od menedżerów i ich organizacji pracy zależy, na ile stają się niewolnikami poczty elektronicznej" - ocenia Marcin Sknadaj, dyrektor ds. serwisu informatycznego DHL Express. Dzień bez e-maila uważa on jednak za ciekawą inicjatywę. "Wierzę, że wprowadzenie «dnia bez e-maila» nakłoniłoby przynajmniej część kadry menedżerskiej do innego spojrzenia na to zagadnienie i zrozumienia, że można pracować skuteczniej i efektywniej ograniczając komunikację e-mailową" - mówi Marcin Sknadaj.

Przeciwnicy ograniczania pracownikom dostępu do poczty elektronicznej sądzą, że szefowie firm powinni raczej edukować pracowników z zakresu użytkowania i efektywnego zarządzania korespondencją elektroniczną. Demonizowanie poczty elektronicznej uważają za działanie nie uwzględniające realiów współczesnego biznesu, który nie może bez niej funkcjonować.

Usprawniać, nie ograniczać

Krzysztof Kwiecień, dyrektor HR w firmie Deloitte, nie zdecydowałby się na wprowadzenie wśród swoich pracowników dnia bez e-maila, mimo iż zauważa problem coraz większych trudności w zarządzaniu rosnącą liczbą przychodzących wiadomości i dominacją komunikacji e-mail nad innymi formami kontaktu, zarówno wśród swoich pracowników, jak i w skali globalnej. "Procent wiadomości e-mail niedotyczących kwestii bezpośrednio biznesowych wśród korespondencji pracowników jest w mojej ocenie bardzo niewielki, a wyłączenie na jakiś czas dostępu do poczty elektronicznej w firmie, w której praca oparta jest przede wszystkim na generowaniu i przepływie informacji, doprowadziłby do dezorganizacji procesu obsługi klienta" - uważa. Jego zdaniem, choć wspomniane problemy są zauważalne, nie ma sygnału do paniki. Trzeba jednak dbać o to, aby pracownikom zostały skutecznie zakomunikowane określone reguły generowania i przepływu informacji, które usprawniłyby korzystanie z e-maili