Jak wdrożyć ISO 9001:2000

Sposobem na lepsze wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa jest wdrożenie systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001:2000.

Sposobem na lepsze wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa jest wdrożenie systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001:2000.

Posiadanie wdrożonego i certyfikowanego systemu zarządzania jakością, zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001:2000, często jest warunkiem uczestnictwa w różnorodnych przetargach i zawierania umów w obrocie gospodarczym. Dla wielu polskich firm, będących dostawcami lub kooperantami międzynarodowych koncernów, uzyskanie certyfikatu jakości stało się warunkiem koniecznym do prowadzenia działalności. Tymczasem liczba certyfikowanych podmiotów w stosunku do ogółu organizacji w Polsce jest mała w porównaniu z innymi krajami. W ujęciu sektorowym, na świecie budownictwo jest najsilniej reprezentowaną branżą pod względem certyfikowanych systemów zarządzania jakością. Warto podkreślić również rosnące znaczenie certyfikacji systemowego zarządzania jakością w sektorze usług oraz wśród sektora MSP. W ostatnich latach daje się zauważyć wzrost zainteresowania certyfikacją systemu zarządzania jakością w placówkach medycznych.

Konsultant, firma doradcza czy samemu?

To pytanie stawia sobie wielu przedsiębiorców przystępując do wprowadzania systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami ISO 9001:2000. System można wprowadzić bez pomocy z zewnątrz. Panuje jednak dość powszechny pogląd, że wówczas "wdraża się ISO 9001", które sprowadza się w praktyce do "wdrożenia normy". Tymczasem należy pamiętać, iż organizacje powinny wprowadzać system zarządzania jakością, a zadaniem niezależnej jednostki wydającej certyfikat jest stwierdzenie jedynie zgodności systemu z wymaganiami normy ISO 9001:2000. Zrozumienie tej różnicy to sprawa kluczowa.

Organizacje, wdrażając system samodzielnie, czasem przywiązują zbyt dużą wagę do samych zapisów normy. Mniej skupiają się na faktycznym zarządzaniu jakością. To błąd. Norma ISO 9001:2000 nie daje odpowiedzi na pytanie "jak", mówi natomiast "co". W polskich firmach budowanie zarządzania systemowego często odbywa się bez odpowiedniego przygotowania i niezbędnej wiedzy osób odpowiedzialnych za wdrożenie systemu. Niektóre, szczególnie mniejsze organizacje, certyfikują systemy pod wpływem impulsu wywołanego naciskiem partnera biznesowego czy rynkową modą. Systemy w nich budowane często sprowadzają się jedynie do dyplomów wiszących na ścianach gabinetów dyrektorów. Nie stanowią przemyślanych strategii organizacji czy elementów ich rozwoju. System zarządzania jakością, zamiast pomóc, może wtedy niepotrzebnie skomplikować funkcjonowanie organizacji. W tym zakresie na pewno warto skorzystać z pomocy konsultanta lub firmy doradczej.

Firm świadczących usługi doradcze w dziedzinie zarządzania jakością jest w Polsce bardzo dużo. Obok profesjonalnych podmiotów z powodzeniem funkcjonują jednoosobowe firmy, ale i poziom jakości tych usług jest ogromnie zróżnicowany. O poziomie usług świadczonych przez te podmioty świadczy niewątpliwe lista referencyjna. Przed podpisaniem umowy konieczne jest też poznanie kierownika projektu i konsultantów, którzy będą realizować nasz projekt. Najlepiej poprosić o ich CV i skontaktować się z wybranymi klientami z list referencyjnych. Taka weryfikacja dostarczy najwięcej informacji o wiedzy i poziomie jakości świadczonych usług. Należy również wziąć pod uwagę czas istnienia firmy, który świadczy o tym, jak ona sama radzi sobie z konkurencją, oraz ilość zatrudnionych w niej doradców, co powinno dać gwarancję terminowego wdrożenia systemu.

Na co uważać?

Zdarzają się konsultanci, którzy proponują wdrożenie systemu zarządzania jakością w dużej organizacji szybko, np. w dwa miesiące. Jest to ewidentny brak zrozumienie istoty wdrażania systemu zarządzania jakością. Krótki okres opracowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością ogranicza m.in. zmianę mentalności pracowników firmy, niezbędną do tego, aby system jakości przynosił efekty ekonomiczne. W takich przypadkach jakość najczęściej przechodzi w ilość. Konsultanci piszą uniwersalną dokumentację systemową, pasującą do każdej firmy, uzupełnioną odpowiednią datą lub nazwą. W takich dokumentach zmienia się najczęściej tylko początek i koniec, gdzie trzeba zmienić jedynie nazwę firmy. W ten sposób konsultant przy minimum wysiłku i pracy może stworzyć wiele dokumentów w ciągu miesiąca dla różnych organizacji.

Nasuwa się jednak pytanie, w jakim stopniu tak wdrożony system jest systemem zarządzania jakością, którego celem jest doskonalenie organizacji. W takim przypadku system staje się raczej obciążeniem dla organizacji. W praktyce dość często spotyka się systemy zarządzana budowane zgodnie z szablonem wygodnym dla konsultanta, jednak niekoniecznie dla firmy. Często procesy w firmach są dostosowywane do szablonowych procedur konsultanta, zamiast procedur "szytych na miarę" dla danej organizacji. Niestety w praktyce zdarzają się też często przypadki, że konsultant - mając dużą wiedzę i doświadczenie np. w dziedzinie produkcji - prowadzi konsulting w urzędzie państwowym czy placówce, co w efekcie daje opracowanie systemu zarządzania jakością "tylko na papierze", nie przynoszącego oczekiwanych efektów dla organizacji.

Brak przełożenia systemu na specyfikę branży, w której działa organizacja, staje się dla niej niebezpieczne. Jak widać, porada poradzie nierówna - można zapłacić mniej albo mieć lepiej wdrożony system. Należy pamiętać, iż konsulting we właściwym znaczeniu tego słowa jest znajdowaniem rozwiązań odpowiadających specyfice klienta, a nie - jak to się często zdarza - oferowaniem mu wręcz narzucaniem rozwiązań standardowych i uniwersalnych.