Dokumenty w ruchu

Dobry system obiegu dokumentów może usprawnić proces przepływu informacji i zadań, ułatwiając podejmowanie decyzji w firmie. Poprawia też dostępność dokumentów.

Dobry system obiegu dokumentów może usprawnić proces przepływu informacji i zadań, ułatwiając podejmowanie decyzji w firmie. Poprawia też dostępność dokumentów.

Dla wielu typowych zadań w firmie bardzo łatwo znaleźć lub przygotować system, który je usprawni. Takimi standardowymi zdarzeniami, obecnymi niemal w każdej firmie, są np. delegacje i urlopy. W systemie opartym na standardowych, papierowych dokumentach, proces ich rozliczania trwa dość długo. Wdrożenie systemu obsługującego delegacje daje odczuwalną poprawę komunikacji w firmie, ponadto - przy wykorzystywaniu samochodów służbowych - można połączyć obsługę delegacji z rezerwowaniem dyspozycyjnych samochodów. Dzięki temu system może sporządzać grafik dostępności samochodów i plan delegacji.

Ułatwienie dla pracowników

Po zrealizowanej delegacji pracownik wprowadza sprawozdanie z niej oraz dokonuje rozliczenia finansowego (diety, ryczałt za użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych itd.). Wypełnione sprawozdanie podlega zatwierdzeniu przez przełożonego, zaś informacje finansowe posłużą do rozliczeń z pracownikiem. Warto zauważyć, że mało która firma wymaga sprawozdania z delegacji w tradycyjnym systemie, czyli w postaci papierowej, a może być ono ważnym źródłem informacji. W formie elektronicznej sporządza się stosunkowo szybko i łatwo je uporządkować.

Wnioski urlopowe również łatwo poddają się usprawnieniu, bowiem system może podawać użytkownikowi liczbę dostępnych dla niego dni urlopu (a jest to jedno z najczęściej zadawanych pytań do działu kadr), a potem pobrać podstawowe informacje, czyli datę rozpoczęcia i zakończenia oraz rodzaj urlopu (wypoczynkowy, opieka i tak dalej). Ponadto może pobrać informację o dofinansowaniu urlopu, tzw. dofinansowania wakacji pod gruszą. System obliczy od razu liczbę dni, sprawdzi czy taka ilość jest dostępna i komplet danych zostanie przekazany do zatwierdzenia. Po zaakceptowaniu, dane będą przekazane do kadr.

Dobrze skonstruowany i wdrożony system obsługi delegacji i urlopów - uzupełniony wprowadzonymi do niego danymi o zwolnieniach lekarskich i innych nieobecnościach - daje bardzo ważne informacje, takie jak wykaz dostępności pracownika w firmie. To samo można osiągnąć za pomocą ręcznie wprowadzanych kalendarzy w systemie pracy grupowej, ale system obiegu dokumentów zrobi to znacznie lepiej, sprawniej i zapewni lepszą dokumentację. Gdy jest on zintegrowany z systemem ERP, to zatwierdzone dokumenty (urlopy, nieobecności związane z delegacją) są automatycznie wprowadzane do modułu kadrowego. Podobnie system może tworzyć dokumenty finansowe związane z rozliczeniem z pracownikami, odpowiednie polecenie księgowania itd.

W przypadku firmy wielooddziałowej, wyposażonej w system obiegu dokumentów dostępny we wszystkich oddziałach oraz zintegrowany z systemem ERP, można ułatwić wiele operacji, takich jak wprowadzanie faktur zakupowych. Bardzo często obieg dokumentów przebiega w pięciu etapach: faktura wprowadzana do systemu obiegu dokumentów podlega odpowiedniej dekretacji księgowej, zostaje zatwierdzona merytorycznie przez właściwą osobę lub przekazana do innego działu, następnie zaakceptowana rachunkowo przez dział odpowiedzialny za rozliczenia finansowe, ostatecznie zatwierdzona do płatności, dział finansowy dokonuje przelewu środków na rachunek kontrahenta.

Dzięki obecności skanu faktury w systemie, każda z pracujących osób może zapoznać się z fakturą, nie korzystając z wersji papierowej. Tego typu system daje możliwość wprowadzania dokumentów osobom, które nie zostały przeszkolone w obsłudze systemu ERP, a niekiedy są to skomplikowane systemy i łatwo o błąd.

Zamknąć gołębnik

Dokumenty przychodzące od zewnętrznych podmiotów powinny podlegać dekretacji zgodnie z właściwościami miejscowymi i rzeczowymi. Praktyka przegródek na dokumenty (zwanych popularnie "gołębnikiem") pokazuje, że wiele dokumentów leży tam dość długo. Dla kontrastu, nowoczesny system obiegu dokumentów ma opcję powiadomienia za pomocą poczty elektronicznej albo odpowiedniego komunikatu o pojawieniu się nowego dokumentu. Firma może automatycznie wprowadzać do systemu wiadomości przysłane pocztą elektroniczną oraz za pomocą faksu. Wymaga to dobrej ochrony przed niechcianymi wiadomościami, ale usprawnia wiele działań, bowiem umożliwia automatyczne dekretowanie dokumentów na podstawie typowych danych (nadawca, słowa kluczowe).