Organizacja projektów ERP z wykorzystaniem narzędzi informatycznych

Na ostatnim kursie prowadzonym w Polsce usłyszałem od słuchaczy, że Amerykanie to ludzie "zawsze szczęśliwi". Autor tej wypowiedzi z pewnością nie spotkał amerykańskiego szefa projektu wdrożenia systemu ERP. Ten artykuł jest o tym, jak pozostać przy zdrowych zmysłach - i do tego szczęśliwym - będąc szefem projektu ERP.

Projekt rozpolitykowany

Jednym z głównych zagadnień projektu ERP jest identyfikacja wszystkich interesariuszy. Ważne jest tu dynamiczne podejście, bo zbiór interesariuszy może się zmieniać w różnych fazach projektu. Mapa interesariuszy jest zatem mapą "polityki" projektu. Wiedza o tym, kto i kiedy potrzebuje jakiego rodzaju informacji, jest kluczowym czynnikiem sukcesu projektu. Do zgromadzenia informacji na temat interesariuszy można wykorzystać właśnie MindManagera. Istotne mogą być m.in. następujące informacje: Kiedy dany interesariusz jest dostępny? Czy dany interesariusz ma swój ulubiony styl prezentacji? Jakie kluczowe elementy projektu znajdują się w obszarze zainteresowania danego interesariusza? Zarządzanie społecznością interesariuszy ma krytyczne znaczenie dla menedżera projektu ERP. Odpowiednio przefiltrowana mapa pochodząca z MindManagera może być gotowym raportem dostosowanym do potrzeb danego udziałowca. Raport może mieć formę prezentacji Power Pointa, dokumentu Microsoft Word, pliku programu Microsoft Project, kompletnej strony internetowej lub mapy procesów Microsoft Visio. Terminy, w których menedżer projektu decyduje się spotkać z interesariuszami, mogą być łatwo przeniesione do programu Microsoft Outlook.

Nieubłagany zegar

Analiza interesariuszy pomaga w utrzymaniu "polityki" projektu pod kontrolą i krystalizuje zakres projektu. Następnym istotnym czynnikiem sukcesu jest zapanowanie nad czasem trwania projektu. Projekt ERP ma zazwyczaj wiele podprojektów. Zmiana zakresu jednego z podprojektów automatycznie wpływa na cały projekt ERP. Ponieważ biznes nie ma zazwyczaj rzeczywistego wyobrażenia o tym, w jakim stopniu projekt ERP będzie miał wpływ na procesy operacyjne, często pojawiają się żądania wprowadzenia zmian w projekcie. Menedżer projektu ERP musi zdawać sobie sprawę z łącznego wpływu wszystkich tych zmian na projekt. Prawdziwe zagrożenie polega na tym, że skutki zmian mogą nie być znane aż do końca projektu, czego efektem będzie wybuch "bomby czasowej" pod sam koniec wdrożenia i przesunięcie terminu jego zakończenia na następne stulecie.

MindManager może tu pomóc. Każdy projekt powinien mieć szczegółowy harmonogram sporządzony za pomocą Excela, Microsoft Project albo innego podobnego programu. Załóżmy, że używamy MS Project. Kierownik projektu ERP powinien zatwierdzić wszystkie harmonogramy bazowe (baselines) dla każdego podprojektu. Poszczególne zadania muszą zostać rozplanowane na tyle szczegółowo, by można było śledzić faktyczny postęp projektu w stosunku do harmonogramów bazowych. Kierownik projektu musi ponadto znać ścieżki krytyczne poszczególnych podprojektów i znajdujące się na nich zadania. W tym właśnie procesie pomóc może MindManager wykorzystywany łącznie z harmonogramami stworzonymi w programie MS Project. (Ja sam korzystam z MS Project 2003, ale w innych wersjach wygląda to podobnie)

1. Otwórz plik podprojektu i sprawdź harmonogramy bazowe.
2. Przejdź do menu "No Group" i zmień wartość na "Critical".
3. Podświetl wszystkie zadania zidentyfikowane jako "Critical".
4. Naciśnij ikonę MindManagera w programie MS Project (ikona jest dodawana w czasie instalacji MindManagera).
5. Sprawdź, czy zadanie zostało dodane do mapy MindManagera, która obejmuje wszystkie zadania znajdujące się na ścieżce krytycznej.

Twoja mapa MindManagera obejmuje w tej chwili śledzenie zadań o znaczeniu krytycznym dla tego podprojektu. Powtórz tę procedurę dla każdego podprojektu. Teraz będziesz mógł łatwo przenieść daty zakończenia zadań znajdujących się na ścieżkach krytycznych do kalendarza w programie MS Outlook. Jeśli nie będziesz śledził zadań, które muszą zostać ukończone na czas, cały projekt ERP ulegnie opóźnieniu. Na spotkaniach dotyczących statusu projektu nie zapomnij pytać o wykonanie zadań znajdujących się blisko ścieżki krytycznej. Zawsze proś o kopię zestawienia zadań o znaczeniu krytycznym. Być może lista takich zadań zmieniła się od ostatniego zebrania?

Śledzenie wartości wypracowanej

Do tej pory omówiłem kontrolę zakresu i harmonogramu wdrożenia. Teraz chciałbym się skupić na wykorzystaniu wartości wypracowanej (Earned Value) do wsparcia zarządzania projektem. Wartość wypracowana jest przydatnym narzędziem, z którego wielu menedżerów projektów nie korzysta, choć powinni. Byłem już właścicielem wielu przedsiębiorstw. Każdego dnia sprawdzałem "stan zdrowia" moich firm. Korzystałem z różnorodnych wskaźników biznesowych, takich jak przepływy pieniężne, bilanse czy rachunki zysków i strat, by uzyskać aktualne informacje. W przypadku projektu właśnie analiza wartości wypracowanej pozwala uzyskać łatwą do śledzenia informację, która daje menedżerowi szybki wgląd w stan zdrowia projektu. Jako kierownicy projektu ERP możemy skorzystać z analizy wartości wypracowanej w inny sposób. We wcześniejszym rozdziale opisałem, w jaki sposób uzyskać informację o ścieżce krytycznej dla każdego podprojektu. Mamy zatem informację o poszczególnych ścieżkach krytycznych w naszym programie MindManager. Teraz kolej na nieco magii. Tworzymy plany w programie MS Project, które zawierają tylko zadania ze ścieżek krytycznych podprojektów. Następnie wykorzystujemy "Schedule Performance Index" (wskaźnik wykonania lub wydajności harmonogramu) w analizie wartości wypracowanej, by przewidzieć zakończenie podprojektów. Utwórzmy plik w programie MS Project dla każdego z podprojektów. Wyeksportujmy harmonogram ścieżki krytycznej z programu MindManager do tego nowego pliku projektu. Aby uzyskać informację na temat wartości wypracowanej, należy wykonać następującą procedurę: Views >> More Views >> Earned Value i Apply. Informacja na temat wartości wypracowanej jest teraz widoczna. Menedżerowie podprojektów powinni teraz na bieżąco informować nas o ukończeniu zadań ze ścieżki krytycznej. Jeśli tego nie robią, zawsze mamy pod ręką kalendarz, dzięki któremu możemy zapytać: "Czy to zostało zrobione?". Informacja na temat wartości wypracowanej uaktualnia się, kiedy dany etap prac został ukończony. Wystarczy śledzić SPI na wykresie kontrolnym, by mieć doskonały sposób raportowania udziałowcom postępów projektu.

Zapobieganie utracie zmysłów

Projekt ERP może Cię doprowadzić do szaleństwa. Jestem zwolennikiem wszystkich - z wyjątkiem psychotropowych - środków pozwalających odzyskać kontrolę. Im prostsza metoda, tym lepiej. W przeszłości do szaleństwa doprowadzało mnie zwłaszcza zarządzanie pocztą elektroniczną. Spędzałem mnóstwo czasu próbując odnaleźć ostatni e-mail, który ktoś do mnie wysłał. W tej chwili korzystam z MindManagera i MS Outlooka, co umożliwia mi pozostanie przy zdrowych zmysłach w sytuacji zmasowanego ataku e-maili. Korzystam z mapy projektu w programie MindManager. Wysyłam e-maile bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej lub folderu Wysłane MS Outlooka do mapy MindManagera. Podświetlam kategorię mającą związek z e-mailem na mapie i naciskam ikonkę MindManagera w programie MS Outlook. Listy wraz z załącznikami pojawiają się teraz na mapie MindManagera. Śledzę wymianę informacji, obserwując listy podpięte do odpowiednich kategorii projektu. Nie muszę przerzucać stosu e-maili, by coś znaleźć. W jakimś sensie jestem "nie-pełnosprawny organizacyjnie" i to naprawdę ogromnie mi pomaga. Do szaleństwa doprowadzają mnie inne kwestie, ale już nie e-mailowy potwór.

Hugh Cameron posiada certyfikat Project Management Professional i jest instruktorem ESI International, a jednocześnie przedsiębiorcą i menedżerem w dziedzinie zaawansowanych technologii. Wykłada zarządzanie, przywództwo i ko-munikację w organizacji na Uniwersytecie Indiana Wesleyan w ra-mach programów MBA i BS/BA. Jest też założycielem i prezesem firmy programistycznej Camcom, która dostarcza oprogramowanie z takich obszarów, jak zarządzanie operacyjne. W Polsce prowadzi kursy z zarządzania projektami organizowane przez firmę MT&DC. Jest współautorem książki "Mind-Manager for Dummies".