Potrzebne partnerstwo

Jeżeli klient na to pozwoli, dostawca rozwiązań czy usług informatycznych z całą pewnością wykorzysta swoją pozycję, narzucając korzystne dla siebie warunki kontraktu. Być może jedną z głównych przyczyn problemów we wdrażaniu systemów IT w Polsce jest właśnie podatność klientów na ową manipulację.

Jakość wymuszona

Dlaczego nie zawsze istnieje dostateczna wola negocjacji korzystnych warunków współpracy? Ważnym czynnikiem jest wiara we własną nieomylność i strach przed przyznaniem się do własnej niewiedzy przez osoby odpowiedzialne za negocjacje i wybór dostawcy. W sytuacji, gdy zapadła decyzja o wyborze konkretnego dostawcy, trudno jest przyznać tym, którzy tę decyzję podjęli, że dostawca oferuje niekorzystne warunki współpracy. Jednocześnie firmy przykładają zbyt dużą wagę do negocjacji ceny za usługi IT, bardzo pobieżnie traktując natomiast kwestie zakresu usług oraz ustaleń mających wpływ na bezpieczeństwo biznesowe.

W efekcie cena zostaje obniżona, ale jednocześnie ulega okrojeniu zakres projektu i odpowiedzialność dostawcy. Za elementy usunięte z zakresu projektu i tak trzeba będzie zapłacić w ramach rozszerzeń zakresu prac. To jednak nastąpi już po podpisaniu umowy i będzie kosztowało znacząco więcej, niż gdyby od razu było wliczone w podstawową cenę usługi.

Tabela 3Dla zachowania równowagi pomiędzy stronami niezbędne jest wynegocjowanie warunków, które gwarantują uczciwe zasady współpracy pomiędzy dostawcą a kupującym. Osiągnięcie tego celu wymaga zarówno wiedzy prawniczej, umiejętności negocjacji, jak i ogromnej wiedzy informatycznej. Warunki komercyjne (cena) muszą być negocjowane jednocześnie z warunkami dotyczącymi zakresu i harmonogramu prac, poziomu usług oraz kar i podziału ryzyka pomiędzy dostawcę a kupującego.

Pierwszym krokiem w procesie zapewnienia partnerskich warunków współpracy powinno być zrozumienie różnic w podejściu do wdrożenia i negocjacji pomiędzy dostawcami a kupującymi (tabela 2).

Zrozumienie różnic w podejściu pozwala określić, jakie elementy kontraktu z dostawcą powinny być dla kupującego najważniejsze i na jakie powinniśmy położyć nacisk w procesie negocjacji.

Jednocześnie pewne podstawowe kryteria powinny być spełnione praktycznie w każdym przypadku, szczególnie jeżeli mamy do czynienia z usługami o długotrwałym charakterze. Do tej kategorii należą przede wszystkim usługi outsourcingu IT (tabela 3).

Najważniejsze, byśmy pamiętali, że złe zdefiniowanie relacji z dostawcą prowadzi zazwyczaj do znacznego wzrostu kosztów, gdyż koszt początkowy (zapisany w umowie) nie jest kosztem całkowitym, zaś rozszerzenia zakresu usług są jednym z podstawowych źródeł przychodów wielu dostawców IT. Dołożenie starań, by umowa z dostawcą była korzystna także dla odbiorcy, jest nie tylko prawem, ale i obowiązkiem każdego kupującego.

Piotr Wąsikowski jest wiceprezesem zarządu Stowarzyszenia Jakości Systemów Informatycznych.