Naprawdę warto

Udział kosztów telekomunikacyjnych w typowym przedsiębiorstwie jest tak duży, że ich optymalizacja zauważalnie wpływa na ogólny wynik finansowy.

Optymalizacja t&t

Telekomunikację i teleinformatykę można optymalizować w trzech aspektach: technicznym, handlowym i organizacyjnym - przy czym najlepszym rozwiązaniem jest optymalizacja kompleksowa, obejmująca te 3 aspekty naraz. Wybiórcze potraktowanie tematu może spowodować, iż firma w efekcie będzie dysponować znakomitymi rozwiązaniami technicznymi, które, kosztując sporo, wcale nie są dla firmy konieczne, albo też - przeciwnie - dążenie do cięcia kosztów za wszelką cenę doprowadzi do korzystania z usług o niesatysfakcjonującej jakości i częstej awaryjności. Tak samo rozpatrywanie najlepszych rozwiązań dla telefonii komórkowej bez uwzględnienia uwarunkowań stacjonarnej albo optymalizacja łączy WAN bez przeanalizowania sensu wprowadzenia korporacyjnej transmisji głosu dają zwykle rozwiązania dobre tylko cząstkowo, bez szansy uzyskania korzyści z integracji wszystkich usług i zasobów w skali firmy.

Optymalizację należy traktować jako proces cykliczny o okresie nie dłuższym niż rok. By te oceny były prawidłowe, a decyzje rzeczywiście optymalne, firma musi dysponować pełną wiedzą o efektach swoich ostatnich decyzji lub o kosztach t&t w całym tym okresie. Służą temu wyniki bieżącego monitoringu i analiz wewnętrznych (o ile są w firmie prowadzone) bądź wyniki audytu t&t wykonanego przez specjalistyczną firmę doradczą.

Przystępując do optymalizacji sfery t&t, przedsiębiorca musi podjąć jednoznaczne decyzje odnoszące się do:

• jej celu i własnych wobec niej oczekiwań;
  
• jej zakresu i zakresu ograniczeń na nią nałożonych - podmiotowych i przedmiotowych;
  
• sposobu jej przeprowadzenia;
  
• zakresu danych i informacji przewidzianych do wykorzystania w trakcie optymalizacji, wymagających zgromadzenia i opracowania.

Celem optymalizacji nie zawsze musi być uzyskanie oszczędności. Niekiedy ważniejsze są np. bezpieczeństwo i bezawaryjność sieci, co może wymagać poniesienia dodatkowych nakładów lub kosztów. Zakres optymalizacji jest determinowany jej deklarowanym celem i związanymi z tym oczekiwaniami, a sposób przeprowadzenia powinien wynikać ze zbilansowania spodziewanych kosztów i efektów każdego z alternatywnych wariantów działania (wyłącznie własnymi siłami czy z udziałem doradcy w określonym zakresie albo nawet zamawiając audyt i rekomendacje rozwiązań optymalnych w firmie specjalistycznej).

Działania optymalizacyjne w sferze t&t przebiegają zwykle w czterech fazach:

• I - przygotowania danych do analiz, inwentaryzacji stanu istniejącego i identyfikacji rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa;
  
• II - pozyskania ofert rozwiązań alternatywnych;
  
• III - analiz i symulacji skutków przyjęcia rozwiązań alternatywnych;
  
• IV - ocen i wypracowania rekomendacji rozwiązań optymalnych.

Najwięcej pracy dla ekip odpowiedzialnych za t&t w firmie jest w fazie I. Gromadzenie, weryfikacja i systematyzacja danych i niezbędnych informacji nie zawsze jest w dużych korporacjach zadaniem łatwym, a już na pewno czaso- i pracochłonnym. W fazie tej jest gromadzony m.in. pełny billing dla telefonii stacjonarnej i komórkowej za wybrane, reprezentatywne okresy.

W fazie II są formułowane zapytania ofertowe dla potencjalnych operatorów i dostawców usług teleinformatycznych - od profesjonalizmu zapytań zależy później atrakcyjność i adekwatność pozyskanych ofert.

Faza III wymaga specjalistycznego instrumentarium analitycznego i know-how - ofert operatorów telekomunikacyjnych nie da się bowiem analizować i prawidłowo oceniać na podstawie zestawienia gołych stawek za różnego rodzaju połączenia, opłat aktywacyjnych i abonamentowych. Tutaj kolosalną rolę odgrywają już m.in. czas i pora połączeń, ich kierunki oraz skala komunikacji wewnątrz korporacji.

W fazie IV następuje wyważenie różnych elementów kształtujących atrakcyjność pozyskanych ofert alternatywnych: cen, parametrów technicznych, ewentualnych dodatkowych kosztów i nakładów, warunków SLA i obsługi ze strony operatora, a także wielu innych niewymiernych, takich jak wiarygodność, renoma, tradycje itp.

W efekcie zakończenia prac optymalizacyjnych przedsiębiorca powinien dysponować pełną wiedzą o najbardziej dla niego korzystnych rozwiązaniach w sferze t&t oraz kompletem prawnie wiążących ofert na ich wdrożenie. Powinny być wyliczone spodziewane oszczędności i niezbędne nakłady do ich uzyskania, tak aby bilans tych dwóch pozycji dawał już pełny obraz możliwych do uzyskania korzyści.

A te mogą być naprawdę spore. Oszczędności rzędu 20-25% nie są - przy profesjonalnie przeprowadzonej optymalizacji - niczym szczególnym, a zdarza się, że mogą sięgać 35-40% dotychczas ponoszonych kosztów. Oczywiście, tak jest przy pierwszej optymalizacji, następne mają szansę przynosić korzyści na poziomie znacznie niższym, tym bardziej im skuteczniejszy był pierwszy krok. Ale rachunek ciągniony korzyści w okresie kilku lat może być naprawdę imponujący. O to przecież chodzi!

Punkt skupienia uwagi

Trzeba oceniać i stale patrzeć jednocześnie na rzeczywisty koszt minuty połączenia w poszczególnych frakcjach ruchu głosowego u poszczególnych operatorów obsługujących firmę, w całej firmie i poszczególnych jednostkach organizacyjnych firmy. W szczególności na:

• strukturę realizowanego ruchu telefonicznego - wg rodzaju połączeń, jednostek organizacyjnych itp. - mierzoną liczbą połączeń, ich czasem i kosztem;
  
• średni miesięczny rozkład połączeń w całej firmie i poszczególnych jednostkach organizacyjnych (istotne są poziom i struktura ruchu w poszczególnych dniach miesiąca);
  
• średni dobowy rozkład połączeń w całej firmie i poszczególnych jednostkach organizacyjnych (poziom i struktura ruchu w poszczególnych godzinach dnia);
  
• rankingi:
  - najdroższych,
  - najbardziej gadatliwych,
  - najczęściej gadających,
  - innych, wg dowolnie zdefiniowanych kryteriów;
  
• zjawiska wymagające wyjaśnienia, potencjalne nadużycia, nieprawidłowości itp.

Myślę, że naprawdę warto. To się po prostu opłaca.

Jan Guja jest współwłaścicielem i prezesem zarządu spółki Business Consulting Telekomunikacja w Katowicach. Wcześniej zajmował kierownicze stanowiska w Telekomunikacji Polskiej.