Deser pod lupą

Bakoma SA wdrożyła system analityczny pozwalający szczegółowo śledzić sprzedaż, ruch towaru, należności oraz mierzyć efektywność pracy handlowców i akcji promocyjnych.

Innym ciekawym problemem było zachowanie wydajności systemu analitycznego, mimo że wiele raportów analitycznych wymaga dokonywania porównań na każdy dzień. Przyjmując dostatecznie długą, np. półroczną perspektywę analiz porównawczych wstecz, można by więc łatwo "powalić" serwer hurtowni. Każdy z trzech modeli został podzielony na dwie części: krótko- i długoterminową. W pierwszym przypadku w raportach są udostępniane dane dzienne za ostatnie miesiące, w drugim zaś - jedynie salda, średnie lub sumy na koniec każdego miesiąca umożliwiające realizację analiz długoterminowych. Realizacja takiego modelu wymagała umieszczenia w hurtowni tabel agregacyjnych. Na podstawie podanych przez analityka parametrów raportu narzędzia Microstrategy samodzielnie decydują, czy posłużyć się tabelą szczegółową czy też zagregowaną.

Według badań przeprowadzonych przez Gartner Group ok. 60% projektów mających na celu budowę systemów analitycznych kończy się niepowodzeniem. Mając to na uwadze, Bakoma wspólnie z dostawcami podjęła decyzję o podzieleniu wdrożenia na etapy. W pierwszym użytkownikom udostępniono tylko podstawowe analizy w trzech wcześniej wspomnianych obszarach. Modele danych przygotowano w taki sposób, by nadawały się do łatwej rozbudowy w przyszłości. System jest także gotowy na dołączenie nowych modeli obejmujących zagadnienia z innych dziedzin.

Narzędzia Microstrategy nie posługują się kostkami OLAP - niejako naturalnie ograniczającymi zakres danych i relacje między nimi - lecz za pomocą języka SQL operują wprost na bazie relacyjnej. Z tego względu duża część pracy wykonanej podczas projektu w Bakomie polegała na ustaleniu właściwych ścieżek drążenia danych i ustanowieniu ograniczeń dla ich zakresu dla każdego typu raportu oraz każdego poziomu szczegółowości danych w jego obrębie. "Mogłoby bowiem dojść do sytuacji, w której użytkownik systemu otrzymywałby raporty z danymi zafałszowanymi lub zgoła nie mającymi sensu" - mówi Piotr Kustra.

Apetyt na więcej

Od uruchomienia systemu analitycznego w Bakoma SA minęło już ponad pół roku. Na co dzień korzysta z niego 12 osób w centrali i ok. 50 pracowników oddziałów terenowych (otrzymują pocztą elektroniczną gotowe raporty dzienne). Firma nie zamierza poprzestać na wdrożonej dotychczas funkcjonalności. Myśli się także o objęciu analizami innych obszarów działalności, np. analizy kosztów i stopnia wykorzystania środków transportu.

System wdrożono w dużej mierze przy pomocy firm zewnętrznych, Bakoma nie zapomniała jednak o tym, by wiedza na temat struktury i konfiguracji systemu została wewnątrz firmy. "Większość czynności administracyjnych oraz sporo działań konfiguracyjnych jesteśmy w stanie wykonywać sami. Szczęśliwie potrzeb serwisowych, jak na razie, nie było zbyt dużo. Firmy zewnętrzne wzywamy więc w zasadzie tylko wtedy, gdy chcemy dokonać poważniejszej modyfikacji" - podsumowuje Jacek Wiśniewski.