E-faktura w praktyce

Wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów księgowych w Unilever Polska ma rozwiązać problem faktur tygodniami zalegających na biurkach menedżerów w oczekiwaniu na akceptację.

Wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów księgowych w Unilever Polska ma rozwiązać problem faktur tygodniami zalegających na biurkach menedżerów w oczekiwaniu na akceptację.

Tradycyjny, nieefektywny system obiegu dokumentów księgowych w postaci papierowej przynosił polskiemu oddziałowi koncernu Unilever wymierne straty, związane przede wszystkim z problemem przeterminowanych faktur. Proces autoryzacji faktury, czyli akceptacji kosztu przez właściciela danego budżetu, przebiegał w zasadzie bezproblemowo, o ile dotyczył faktury zawierającej pozycje odnoszące się tylko do jednego centrum kosztowego. Wymagana była wówczas autoryzacja ze strony tylko jednej osoby lub kilku osób pracujących w jednym dziale, a następnie wracała do księgowości. Jeśli jednak na jednej fakturze znajdowały się pozycje dotyczące kilku centrów kosztów, krążyła ona i zapętlała się w strukturach firmy, wielokrotnie powracając do działu księgowości, gdzie próbowano nadać jej właściwy bieg. Z każdym kolejnym obiegiem na dokumencie przybywało notatek i uwag. Pojawiały się błędne numery kont i centrów kosztowych, a wszystkie adnotacje musiały być odczytywane, weryfikowane, korygowane i wprowadzane do systemu informatycznego przez pracowników księgowości.

Piotr StankiewiczDążąc do przyspieszenia obiegu faktur i rozwiązania problemu wąskich gardeł w procesie akceptacji dokumentów, a przy okazji do wyeliminowania dokumentów papierowych, polski oddział Unilevera zdecydował się na wprowadzenie elektronicznych faktur w ramach systemu obiegu dokumentów SAP Workflow przy wykorzystaniu pakietu IXOS Solution Suite autorstwa niemieckiej firmy IXOS Software. Podobne rozwiązanie wykorzystuje polski oddział SGL Carbon Group (wdrożenie zostało opisane w CW 01/2003). Pracowników Unilevera wspomagali konsultanci HP Polska i SAP Polska, nieocenione okazały się również doświadczenia czeskiego oddziału Unilevera.

Ukłon w stronę użytkownika

Autoryzacja faktur angażuje co czwartego pracownika z półtoratysięcznej załogi Unilevera. Wielu z nich rzadko lub w ogóle nie korzysta z systemu finansowego SAP. Nie są więc przyzwyczajeni do bogatych w informacje, standardowych ekranów systemu. Wykonawcy systemu obiegu dokumentów wprowadzili więc uproszczone ekrany, za którymi kryje się dokument pomocniczy tzw. coversheet (patrz ramka). Na początku obiegu faktury księgowy wypełnia danymi z faktury ekran coversheetu. Dane z coversheetu są automatycznie przenoszone do systemu SAP. Po wypełnieniu coversheetu księgowy przesyła go wraz z odnośnikami do załączników (np. do zeskanowanego obrazu faktury) do osób upoważnionych do weryfikacji i autoryzacji faktur.

Osoby weryfikujące i autoryzujące faktury w zasadzie nie używają dokumentów SAP, lecz pracują na coversheetach. Osoby nie będące użytkownikami systemu SAP, włączane są do obiegu dokumentów księgowych za pośrednictwem poczty elektronicznej. "Chcieliśmy, by rozwiązanie było przyjazne dla użytkownika, więc rozbudowaliśmy cały system powiadomień i potwierdzeń dokonanych operacji. Mamy świadomość, że dla wielu pracowników wprowadzenie faktur elektronicznych jest dużą zmianą" - mówi Piotr Stankiewicz, odpowiedzialny za projekt ze strony Unilever Polska.

Automatycznie, symultanicznie i pod nadzorem

Rozbicie faktury na dowolną liczbę pozycji nie zaburza obiegu dokumentów, autoryzacja może być dokonywana równolegle w kilku działach. Urlopowy wyjazd osoby uprawionej do autoryzacji faktury nie wstrzymuje całego procesu. Wystarczy, że wskaże ona osobę uprawioną do zatwierdzania faktur podczas jej nieobecności, by system automatycznie włączył zastępcę do procesu. W scenariuszach obiegu dokumentów określono wymagany czas reakcji kolejnych uczestników procesu, o którego przekroczeniu natychmiast są informowane osoby nadzorujące proces i służby księgowe. Na podstawie raportów z systemu wychwytują one urlopowiczów, którzy zapomnieli wskazać zastępców, i inne osoby hamujące proces, wysyłając im lub ich przełożonym ponaglenia.

"W nowym systemie - dzięki oparciu go na stale aktualizowanej strukturze organizacyjnej Unilevera - dokumenty automatycznie są przesyłane do właściwych osób biorących udział w procesie. Nikt nie musi się zastanawiać, co powinien zrobić z zaakceptowaną przez siebie fakturą. Nie ma możliwości podania złego numeru konta czy centrum kosztowego. Księgowości odpada problem wprowadzania ogromnej liczby danych" - wylicza Piotr Stankiewicz. System obiegu dokumentów weryfikuje również, czy dany użytkownik nie przekracza swoich limitów autoryzacyjnych i czy nie jest wymagana dodatkowa akceptacja faktury przez jego przełożonego. Dotychczas uprawnienia i limity osób autoryzujących faktury byłe sprawdzane dopiero w księgowości po zakończeniu całego procesu akceptacji. Cofnięcie faktury odwlekało w czasie jej zaksięgowanie o kolejne dni, przybliżając groźbę jej przeterminowania.

Nowe rozwiązanie zaczęło funkcjonować w kwietniu br. Dotąd zostały objęte nim dwa działy: finansów i marketingu. "Na razie rezultaty wdrożenia wyglądają krzepiąco. Czas pokaże, czy sama metoda organizacji obiegu dokumentów jest dobra. Może angażujemy w proces zbyt dużo lub zbyt mało osób?" - zastanawia się Piotr Stankiewicz.