Mit IT, kryzys ERP, właściwy porządek rzeczy

Zanim w Polsce opracujemy w przedsiębiorstwach odpowiednie strategie informatyzacji, warto przyjrzeć się ogólnym prawidłowościom rozwoju gospodarki pod kątem wpływu na nie stosowanych nowych technologii. Wnioski pozwolą nam uniknąć niektórych błędów oraz wchodzenia na ścieżki, o których już wiadomo że nie prowadzą do sukcesu.

Są to więc czynności stałe, powinny być rozpatrywane jako stały koszt zarządzania firmą. Personel powoływany do nich jest zazwyczaj inny niż biorący udział w typowym wdrażaniu systemu ERP.

Po takim przygotowaniu, koszty, tempo i efekty wdrożenia będą zdecydowanie korzystniejsze. Firma ma szansę wybrać system tańszy, dostosowany do potrzeb, nie kupuje niepotrzebnych modułów, nie wdraża zbędnej funkcjonalności systemu. Dostawca nie zabezpiecza się wyższą ceną przed nieznanym zakresem, wydłużaniem wdrożenia, brakiem decyzyjności.

Można sobie jeszcze wyobrazić świadome 2-stopniowe wdrażanie systemu ERP. Pierwsze, pospieszne, powierzchowne, służące uzyskaniu szybkich efektów, wynikających głównie z integracji, bez większych zmian procesów. Po pewnym okresie drugie, nastawione na usprawnienie procesów, prowadzone we współpracy z użytkownikiem znającym już system.

Można też (jeśli jest taka potrzeba) wprowadzić jeszcze dodatkowy etap polegający na przygotowaniu organizacyjnym firmy do procesu wdrażania.

Na tym etapie mogłyby być realizowane szkolenia zespołu wdrożeniowego firmy z zakresu konkretnych metod, ujednolicenie indeksacji wyrobów, materiałów, elementów, uporządkowanie i uzupełnienie dokumentacji i ewidencji, uporządkowanie identyfikacji klientów i dostawców itp. Są to zazwyczaj długie, pracochłonne prace, angażujące personel firmy, ale opóźniające proces wdrażania.

Oddzielenie od procesu wdrażania czynności, które firma może bez konsultantów wykonać w ogromnej części samodzielnie i przed procesem wdrażania, zredukuje koszty i skróci czas trwania kosztownego wdrażania.

Nazwanie pojawiających się problemów po imieniu, odnalezienie przyczyn niepowodzeń projektów, zorganizowanie uczciwej współpracy dostawców i ich klientów powinny przywrócić zainteresowanie usprawnianiem firm, również przez wdrażanie rozwiązań zintegrowanych systemów ERP. Mamy w Polsce wszystko, aby rozwinął się rynek zastosowań ERP:

• Firmy potrzebujące wsparcia (w tym też systemów ERP), choć często niezbyt zasobne, nie przygotowane organizacyjnie, bojące się partnerstwa i generujące niepotrzebne koszty u dostawców.
  
• Systemy ERP, które jak IT nie przestały być potrzebne, a mogłyby być bardziej przyjazne użytkownikom, lepiej dostosowane do ich potrzeb i tańsze.
  
• Dostawców, którzy muszą przygotować bardziej racjonalne, tańsze oferty dla klientów, choć niekoniecznie mniej opłacalne dla siebie.
  
• Doświadczonych kierowników projektów (Project Managerów), również jako kontraktowych uczestników procesu wdrożeniowego. Jest to nowe, ale bardzo interesujące zjawisko na rynku polskim, bo stwarza klientom możliwość zaangażowania kompetentnej osoby (nie związanej układami wewnętrznymi) tylko na czas wdrożenia
  
• Rosnącą liczbę konsultantów biznesowych (nie mylić z konsultantami wdrożeniowcami), którzy mogą pomóc klientom w przygotowaniu strategii, doborze metod zarządzania i poprawie konkurencyjności. Nie są to duże firmy, często pojedyncze osoby, ale znacznie tańsze niż renomowane światowe firmy konsultingowe.

Wydaje się, że nadchodzi czas realizacji procesów naprawczych w dużej skali, aby zwiększyć konkurencyjność polskich firm szczególnie w perspektywie wejścia do Unii Europejskiej.