Archiwa XXI wieku

Z pewnym opóźnieniem przeczytaliśmy w 42 numerze Waszego pisma rubrykę "Od redaktora", w której przedstawiono wizję archiwów XXI wieku. Bardzo słusznie red. Łakomy broni naszych lasów przed wycinaniem na potrzeby rosnącej liczby dokumentów papierowych.

Z pewnym opóźnieniem przeczytaliśmy w 42 numerze Waszego pisma rubrykę "Od redaktora", w której przedstawiono wizję archiwów XXI wieku. Bardzo słusznie red. Łakomy broni naszych lasów przed wycinaniem na potrzeby rosnącej liczby dokumentów papierowych.

Wizja ta jednak ma cechy utopijności, gdyż zakłada zanik biurokracji. Redaktor Łakomy stawia pytanie "...jaki sens ma produkowanie dokumentów papierowych, a następnie skanowanie ich i przechowywanie w postaci elektronicznej...?" Odpowiedź na takie pytanie jest prosta. Po pierwsze, tylko dokumenty papierowe, podpisane, opieczętowane i często z datownikiem mają wartość prawną, po drugie, rzeczywisty rozrost instytucji obsługujących petentów jest wprost proporcjonalny do postępu cywilizacyjnego. Możemy z tym się nie zgadzać, ale musimy się z tym liczyć. Natomiast dla nas, jako klientów, istotna jest szybka i sprawna obsługa. I tu zaczynają się problemy związane z dostępem do zalegających archiwa dokumentów.

Jeden z największych komercyjnych banków szwajcarskich ocenia liczbę wpływających dokumentów na 5 mln sztuk rocznie. Muszą one być przechowywane, nie tylko ze względów prawnych, ale też w celu sprawdzania ewentualnych nieścisłości. Konieczność przechowywania oryginałów dokumentów wymaga zorganizowania sprawnego i bezpiecznego archiwum. Istniejące archiwum papierowych dokumentów, mimo zorganizowania go ze "szwajcarską" precyzją, nie pozwalało na odszukanie więcej niż kilkudziesięciu dokumentów dziennie. Zmusza to osoby odpowiedzialne do radykalnego ulepszenia dostępu. Od dawna poszukiwano technologii umożliwiającej budowanie baz danych, w których przechowywane będą również obrazy dokumentów. Współczesne środki informatyczne pozwalają na takie usprawnienie wprowadzania, archiwizacji i wyszukiwania dokumentów.

Dostatecznie szybkie wprowadzanie dokumentów jest możliwe dzięki skanerom, których szybkości wahają się dziś 20-150 str./min. Zapotrzebowanie bankowe na 5 mln dokumentów można zaspokoić skanerem o szybkości nieco większej niż 40 str./min. Skaner o wydajności 40 str./min., pracując 8 godzin dziennie przez 250 dni w roku, zeskanuje 4,8 mln dokumentów.

Archiwizacja obrazów dokumentów dzięki pamięciom o dużej pojemności, a także dzięki programowym technikom kompresji, nie stanowi wielkiej przeszkody. Dokument o formacie A4 zeskanowany z rozdzielczością 200 dpi (co jest wystarczające dla dokumentów biało-czarnych) zajmuje 500 kB. Zastosowanie metod kompresji obrazów pozwala na zmniejszenie potrzebnego obszaru pamięci do ok. 30 kB. Pozwala to zapamiętać roczny zbiór 5 mln dokumentów w pamięci o pojemności tylko 150 GB. Współczesne stacje dysków optycznych mają pojemność do 1000 GB, a pozwala to na zapamiętanie ponad 30 mln dokumentów w jednej stacji.

Pamięci optyczne zapewniają także dostatecznie szybki dostęp do rekordów w bazie danych dokumentów. Do pojedynczego dokumentu czas dostępu jest znacznie mniejszy od minuty.

Wymieniając sprzęt pracujący w takich systemach należy pamiętać, że oczywiście, tak jak i gdzie indziej, lwią część kosztów systemu stanowi oprogramowanie. W wielu firmach światowych trwa wyścig o czołowe lokaty na tym rynku. W kraju także prowadzone są prace programistyczne skierowane na opracowanie jednolitego pakietu programowego. Przykładem jest system multiForm opracowany w naszej firmie.

<div align="right">Andrzej Skorupski
Jacek Grunland
ArpaSoft</div>