Gorący pieniądz z informatyki

W wielu przedsiębiorstwach pokutuje przekonanie, że wystarczy wdrożyć nowoczesny system informatyczny, aby dzięki temu uzyskać poprawę w gospodarowaniu zasobami: pieniędzmi, czasem, pracą ludzką, surowcami, maszynami czy produktami.

W wielu przedsiębiorstwach pokutuje przekonanie, że wystarczy wdrożyć nowoczesny system informatyczny, aby dzięki temu uzyskać poprawę w gospodarowaniu zasobami: pieniędzmi, czasem, pracą ludzką, surowcami, maszynami czy produktami.

Owszem, w momencie ukończenia wdrożenia lub w planowanym czasie dwóch, trzech lat będzie widoczna różnica między wynikami firmy przed i po informatyzacji. Ale sama obecność systemu to za mało, aby uzyskać oszczędności czy wypracować nowe przychody. Nową wartość dzięki informatyce można uzyskać tylko wtedy, gdy wciąż wprowadza się do niej zmiany, wynikające bądź z nowych technologii, bądź z lepszego zrozumienia możliwości tkwiących w danym rozwiązaniu, bądź z usprawnienia procesów biznesowych lub pomocniczych. Nawet najlepsze w danym czasie rozwiązania informatyczne stanowią tylko niezbędną infrastrukturę, bazę do dalszych poczynań. Dopiero ulepszenia i uzupełnienia wprowadzane do nich dają przedsiębiorstwu wymierną korzyść finansową.
Telefony inaczej

Howell SA jest dilerem wyrobów hutniczych. Współpracuje z kilkoma hutami. Ma oddziały w Poznaniu, Warszawie, Gdyni, Sosnowcu (w tych dwóch ostatnich duże składy wyrobów hutniczych) oraz centralę w Szczawnie Zdroju i skład w Świebodzicach. Oddziały i centrala, działy handlowy, zaopatrzenia i windykacji należności komunikują się ze sobą bardzo intensywnie. Wynika to z konieczności ustalenia optymalnych warunków zakupu i sprzedaży dla danego klienta, a także dla firmy i wydatkami na rachunki telefoniczne, stanowiącymi niebagatelną kwotę w budżecie firmy. Od półtora roku oddziały i centrala połączone są siecią rozległą, zbudowaną z wykorzystaniem łączy Polpak-T. "Sieć ta służy dzisiaj do realizacji transmisji danych, a także przeprowadzania wideokonferencji między oddziałami" - mówi Andrzej Żywiczyński, kierownik działu informatyki w Howell SA w Szczawnie Zdroju.

Koncepcja rozszerzenia możliwości sieci rozległej o transmisję głosu, czyli realizowanych w różnych oddziałach firmy rozmów telefonicznych, zrodziła się pod koniec ub.r., kiedy obliczono jak duże oszczędności może przynieść komunikacja za pośrednictwem własnej sieci bez korzystania z usług operatora telekomunikacyjnego. "Obliczyliśmy, że przy tej samej liczbie rozmów telefonicznych, ale zastosowaniu odpowiedniego algorytmu zestawiania połączeń głosowych możemy zaoszczędzić do 80% kwoty, jaką wydajemy obecnie na rachunki telefoniczne, czyli moglibyśmy płacić 900 000 zł, a nie 2 000 000 zł" - wyjaśnia Andrzej Żywiczyński. Inwestycja w nowy sprzęt i linie telekomunikacyjne, której wartość oszacowano na 600 tys. zł, ma się zwrócić w 8 miesięcy użytkowania nowego rozwiązania.

Rozbudowa sieci

Zanim jednak siecią rozległą Howella popłynie głos, konieczna jest jej przebudowa. "Specyfika komunikacji poprzez sieć Polpak-T polega na tym, że tak naprawdę nie mamy zagwarantowanego pasma o żądanej przepustowości. Łącza o przepustowości 2 Mb/s z gwarantowanym minimalnym pasmem 64 Kb/s niekiedy okazują się zawodne i komunikacja między oddziałami odbywa się znacznie węższym pasmem niż wymagane. Warunki komunikacyjne zależą od natężenia ruchu powodowanego przez innych klientów Polpak-T" - mówi Andrzej Żywiczyński. Dlatego firma planuje zrezygnować z łączy Polpak-T i zastąpić je dedykowanymi traktami o przepustowości 2 Mb/s, dzierżawionymi od operatora Tel-Energo. Zaletą tego rozwiązania jest to, że zestawione łącze o konkretnej przepustowości jest wykorzystywane tylko przez jednego klienta, co uniezależni warunki komunikacji od przeciążenia całej sieci.

Podstawą nowego systemu telekomunikacyjnego będą centrale telefoniczne Alcatel 4400, z których trzy mają funkcjonować w oddziałach i jedna, w bardziej rozbudowanej konfiguracji, w centrali firmy. Każda centrala będzie włączona do lokalnej sieci telefonicznej TP SA za pośrednictwem łącza ISDN PRI (30B+D), a także podłączona kilkoma kanałami głosowymi do routerów zapewniających komunikację w sieci rozległej. "Początkowo planowaliśmy podłączenie do sieci WAN w centrali 8 kanałów głosowych i w każdym oddziale po 4 takie kanały, ale po wstępnej analizie zwiększyliśmy tę liczbę. Docelowo każdy oddział będzie dysponował 8 kanałami, umożliwiającymi komunikację przez sieć rozległą, a centrala ma obsługiwać aż 32 takie połączenia" - twierdzi Andrzej Żywiczyński.

Wydzielone kanały głosowe w centralach mają być włączone do routerów rodziny Cisco 26xx w oddziałach firmy i Cisco 36xx w centrali.

Dlaczego taniej?

Chociaż informatycy Howella rozważali zrealizowanie komunikacji międzyoddziałowej dzięki technologii Voice over IP, to ostatecznie nie wybrano tego wariantu, lecz zdecydowano się wdrożyć klasyczne centrale Alcatela połączone wewnątrz firmy za pośrednictwem sieci pakietowej i indywidualnie podłączone do sieci miejskich. "Rozwiązanie takie okazało się w naszym przypadku tańsze. Zastosowanie Voice over IP i centrali programowej wymuszałoby również wymianę routerów i aparatów telefonicznych, a także wymagałoby zakupu odpowiednich bramek do komunikacji z siecią TP SA" - mówi Andrzej Żywiczyński.

Nowe, wdrażane rozwiązanie pozwoli istotnie zmniejszyć koszty telekomunikacyjne w dwóch zakresach zastosowań. Przede wszystkim stanie się bezpłatną komunikacją między pracownikami oddziałów firmy, którzy dotychczas realizowali telefoniczne połączenia międzymiastowe. Dzięki temu, że rozmowy będą przekazywane prywatną siecią rozległą Howella, w realizację rozmów nie zostanie zaangażowany żaden operator telekomunikacyjny.

"Dodatkowo wszystkie centrale telefoniczne będą skonfigurowane w taki sposób, by zapewnić najniższy koszt połączenia, np. jeśli pracownik z Gdańska zechce zadzwonić do innej firmy lub naszego partnera w Warszawie, to nie będzie realizował połączenia w taryfie międzymiastowej, lecz częściowo rozmowa zostanie zestawiona przez naszą sieć rozległą i będzie ÇwychodzićČ z biura w Warszawie już wg taryfy lokalnej" - wyjaśnia Andrzej Żywiczyński. Stosując takie techniki odbywania rozmów telefonicznych Howell ma nadzieję zaoszczędzić nawet do 80% obecnie ponoszonych kosztów połączeń.

Zakończenie budowy nowej sieci konwergentnej zaplanowano na połowę marca br.

Standard to za mało

W Howellu wdrożono MRG/PRO, zintegrowany system do wspomagania zarządzania produkcją i dystrybucją klasy MRP II. Decyzja o tym zapadła w 1997 r. i wtedy też rozpoczęto wdrożenie, ale dopiero w połowie 1998 r. ruszyło ono pełną parą. Wcześniej dostawca systemu zastosował złą metodologię wdrożenia: osobno finanse, osobno dystrybucja - co spowodowało niezgodność obu części. Potem parametryzowano obie sfery równolegle z przyznaniem dystrybucji roli dyktującej rozwiązania finansowe. "Na początku zemścił się na nas brak doświadczenia w takich projektach i nadmierne zaufanie do umiejętności firm zewnętrznych. Dzisiaj wiem dokładnie, że konsultanci sami nie mogą wdrożyć systemu. Od początku natomiast wiedzieliśmy, że to, co jest w standardzie tego oprogramowania, to dla nas za mało. Nasze rozwiązania informatyczne musiały efektywniej wspierać biznes. Taka kastomizacja to był nasz warunek ÇwejściaČ w pakiety ERP" - wspomina Andrzej Żywiczyński. Zmiany dotyczyły wielu zagadnień, np. planu kont. Chodziło o to, aby osobno rozliczać wszystkie oddziały: centra zysków. Ale najistotniejsza była kastomizacja dotycząca dystrybucji. Standardowe rozwiązanie uzupełniono oprogramowaniem do badania rentowności zleceń sprzedaży. "Mamy do niego prawa autorskie. Zabezpieczyliśmy się przed sprzedaniem - przez dystrybutora pakietu - naszego patentu na zyskowny handel naszej konkurencji" - mówi szef informatyki w Howellu.

Dla handlowców jest to rzeczywiście bardzo przydatne narzędzie. Do systemu wprowadzają ceny i terminy, a następnie - korzystając z zawartej w programie kartoteki wariantów sprzedaży, zbioru składników kosztów oraz algorytmu do procentowego liczenia rentowności - oceniają, czy dane zamówienie jest korzystne. W systemie widzą zarówno zysk firmy, jak i swój zysk z danej transakcji. Jeśli zlecenie jest poniżej wymaganego przez firmę progu rentowności, jest automatycznie blokowane. To kolejna procedura chroniąca firmę przed pochopnymi decyzjami handlowymi, oprócz standardowego blokowania zleceń sprzedaży, jeśli dany klient przekroczył przyznany mu limit kredytu. Handlowiec może regulować rentowność poprzez zmiany w cenie, terminie, trasie dostawy, środkach transportowych. Jeśli mimo to zamówienie dalej nie jest rentowne, to jednak negocjacje się nie kończą, lecz przenoszą do działu marketingu i działu kontroli zleceń. Mogą one zdecydować, że z pewnych względów należy je przyjąć i wówczas uprawnione osoby ręcznie wprowadzają je do systemu informatycznego.

"Zarząd firmy nie zawsze wymaga dokładnych wyliczeń, jakie są korzyści z inwestycji informatycznych. Ale jeśli z naszych analiz wynika, że np. trzeba zwiększyć sprzedaż, to takie decyzje są podejmowane. Chodzi o to, aby trudności w sporządzaniu takich ekonomicznych szacunków nie odwlekały działań, które logicznie rzecz biorąc powinny przynieść korzyść albo przynajmniej oszczędności" - wyjaśnia strategię swojej firmy Andrzej Żywiczyński. Informatyka jest wdzięcznym tworzywem dla ludzi biznesu, pod warunkiem że takie właśnie - twórcze - nastawienie mają do tej technologii. Nie dalej niż trzy miesiące temu wprowadzono w Howellu wiele drobnych zmian organizacyjnych, które uprościły pewne procedury o 70%. "Dostrzegłem takie możliwości w systemie" - mówi szef informatyki Howella.

Dzięki informatyce można uzyskać wiele korzyści, ale trzeba umieć rozróżniać te sytuacje, kiedy należy sporządzić dokładny rachunek ekonomiczny, aby zdecydować się na dane przedsięwzięcie, a kiedy trzeba po prostu logicznie pomyśleć o wzajemnym oddziaływaniu informatyki na efektywność biznesu, i takie, w których koniecznością jest wdrożenie jakiegoś rozwiązania informatycznego po to, aby w ogóle utrzymać się na rynku. A zatem - żadnych dogmatów.