Specyfika działalności prowadzonej przez Ciech SA wymaga wprowadzania wielu modyfikacji w systemie wspomagającym zarządzanie przedsiębiorstwem.

"Jesteśmy firmą handlową i najważniejsza z naszego punktu widzenia jest obsługa tej sfery działalności. Niestety, żaden z dostawców nie oferował tego typu rozwiązań. W naszym przypadku dodatkowe utrudnienie polega na tym, że sprzedajemy i kupujemy w kraju i za granicą. Nawet jeśli w przyszłości pojawią się odpowiednie moduły, sądzę, że żaden z nich nie będzie miał kompletnego wątku zagranicznego" - stwierdził Marek Cieciura, dyrektor Centrum Teleinformatyki w firmie Ciech SA, która od roku wdraża oprogramowanie IFS Applications.

Zmiany w pakiecie

Działalność handlowa Ciechu prowadzona jest w czterech obszarach - obrót krajowy, eksport, import i reeksport. W zależności od sposobu pozyskania i dostarczenia towaru, każda z nich dzieli się na sześć kolejnych kategorii, co w sumie daje ponad 20 kombinacji. Dla ich obsługi w oprogramowaniu IFS dokonano zmian w poszczególnych modułach, a w wielu przypadkach opracowano nowe funkcje umożliwiające m.in. rejestrację kontraktu, zamówienia klienta, sporządzenie zamówienia zakupu, sprawdzenie stanu zapasów w magazynie, rejestrację dokumentów SAD (niezbędnych przy eksporcie i imporcie towarów). Operacje związane z ostatnim dokumentem wymagały największych modyfikacji. "SAD importowy implikuje płatności dla urzędu celnego, natomiast SAD eksportowy jest potwierdzeniem zerowej stawki VAT, a więc musi być w systemie informatycznym skojarzony z fakturą" - poinformował Marek Cieciura.

Od 5 stycznia br. działa równolegle z dotychczasowym oprogramowaniem moduł IFS Applications w zakresie obsługi eksportu, a w końcowym etapie znajduje się uruchamianie modułów finansowo-księgowych. Kolejne części systemu, obsługujące działalność handlową: obrotu krajowego i importu, mają być sukcesywnie uruchamiane w ciągu najbliższych kilku miesięcy. W ostatniej kolejności uruchomiony będzie moduł rozliczeń z pracownikami oraz sprzężenie z systemem IFS wdrażanego aktualnie oprogramowania kadrowo-płacowego wrocławskiej firmy Teta.

W kolejnych etapach planowane jest opracowanie i wdrożenie systemu rachunkowości zarządczej, systemu informowania kierownictwa i wspomagania decyzji (oparte na hurtowni danych). Na II kwartał br. planowane jest wykonanie we własnym zakresie systemu informowania kierownictwa, który będzie czerpać dane z systemu IFS.

Word tańszy niż faks

Oddzielnym zadaniem było ustalenie sposobu wymiany dokumentów między poszczególnymi departamentami. W przypadku Ciechu, jest to biuro finansowo-księgowe i grupy operacyjne, prowadzące bezpośrednio działalność handlową. Ponadto funkcjonuje zespół spedycji i ubezpieczeń. Każde z tych biur wymienia między sobą dokumenty nie tylko w postaci elektronicznej, ale - ze względu na obowiązujące przepisy prawa finansowego - także w postaci papierowej. Intensywna korespondencja odbywa się również z dostawcami, partnerami, urzędami i bankami. "W przeszłości funkcjonowało u nas rozwiązanie polegające na tym, że każdy z pracowników handlowych wypełniał niezbędne dokumenty, które następnie były przekazywane do komórki informatycznej, gdzie wprowadzano je do systemu. Teraz staramy się trzymać dwóch zasad: informacja jest wprowadzana jednorazowo i wykorzystywana wielokrotnie, a ponadto czynność ta dokonywana jest w miejscu jej powstawania" - powiedział Marek Cieciura. W ubiegłym roku znacznie rozbudowano sieć komputerową oraz zwiększono liczbę podłączonych do niej komputerów osobistych. Jest ich obecnie ponad 350 (rok wcześniej jedynie 130), nie licząc ok. 200 terminali.

Do połowy roku powinien zostać stworzony mechanizm wymiany danych między Ciechem a trzema własnymi zakładami przemysłowymi i zagraniczną siecią handlową. Programem tym zostaną objęte przedstawicielstwa, następnie spółki zależne, jako ostatni agenci. Poprzez sieć przekazywane będą różnego typu dokumenty handlowe, obecnie przesyłane faksem. "Według naszych obliczeń, w komunikacji z naszym przedstawicielstwem w Rosji przy przesyłaniu plików Worda oszczędności wyniosą 50%, a w przypadku dokumentów ASCI aż 90% sumy wydawanej na połączenia faksowe" - stwierdził dyrektor Centrum Teleinformatyki.